【工作整理術】為行動而生，Evernote記事的「動態命名法則」

為什麼要寫這篇文章?

之前已經介紹了記事本、標籤的分類方式。而記事的命名方法，可說是建好Evernote的最後一哩路，名稱定得好，會大大提升行動的速度，也是我一直很想建立的部分。

讀完之後，你會知道什麼?

1.Evernote的記事命名方法。
2.如何讓Evernote記事本、標籤、記事分工合作。
3.記事命名的一些技巧。

一些Evernote記事命名法

在建構行動資料庫的命名方式以前，其實我參考了不少檔案命名規則，在此稍微分享一下。

首先是電腦玩物站長Esor使用的命名方式，架構大概是：

【數字-行動-主題-關鍵內容】1.數字：代表分類、重要性的排序
2.行動：代表這份文件下一件該做的事
3.主題：表示類型、屬性、需求、專案等
4.關鍵內容：就是這份文件提供什麼重要資訊

所以最後的命名會是這樣：

「2-修改中-新書封面V2-打開大家的Evernote筆記本-撕開紙的效果」

另外我也看到了另外兩類型式

「主題日期-日期-人名」:「3月行銷提案-20170215-王小明」
「給予對象-資料型態-產品事件」:「王小明-簡報-行銷提案」

基本上，我覺得只要規則都是好命名，至少查找資料都會方便很多。

但這一系列文章的主題是「行動資料庫」，所以一則記事的名稱，如果無法促發我做出行動，就有違初衷了。

於是我融合了以上幾種命名方，配合記事本、標籤的分類架構，打造了

為行動而生的「動態命名法則」

Evernote分類與命名原則

在行動資料庫裡面的一切，都要有助於開始某項行動，不論是標籤、記事本、記事都一樣。而我在一開始分類時，就設定了2個重要的命名原則。

1.專業分工、不做白工

我們在資料分類時，常常在一開始沒有規劃好，最後很容易在日常執行時，就會陷入一個做白工的分類方式。

以資料夾為例，如果我已經把某一份簡報歸類在簡報資料夾了，就不用特別在名稱加上「簡報」兩個字；如果我會知道這份資料是要交誰的，那也不用把對象放在上面了。

這就是不做白工的原則。

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為了不做白工，首先要做的是讓「標籤」、「記事本」、「記事」在命名上有專業的分工，讓它們分別提供不一樣的訊息，只要井水不犯河水，就不會有重複做工的狀況。

也就是說，良好的記事命名方法，一定是建立在好的記事本、標籤分類之上，記事才有可能保持精簡、實用。

2.明確目標、驅使行動

因為是行動資料庫，所以輔助行動當然就重要，接續著前面的分工概念，我整理出記事本、標籤、記事之間，我是如何讓它們分工的。

《記事本》：依照現實的環境、時空狀況，提示我要做哪一個類的事

例如：記事本名稱「在辦公室」，就是告訴我自己，在辦公室時打開這個記事本，就能找到應該要做的事。

《標籤》：給記事的簡短描述、分類，方便查找、整理、判斷優先順序

這篇文章，如果以資料夾的概念來看的話，結構是「Blog>Medium>流程駭客>Evernote>行動資料庫」，因此，我就會將以上幾個全部都變成標籤，如此，之後要找這幾類的文章時，都可以很快找到相關檔案（當然有時稍嫌麻煩，就會只用最後的兩三個標籤）。

《記事》：給予目標和最直接的行動提示，點開來就開始做事。

記事命名，我把它設定要有三個功用，告訴我「任務的目標為何」、「下一步應該做什麼」、「做完的成果是什麼」。所以會把中期目標、行動、短期目標融合在命名中，以下，就來介紹我是如何進行筆記命名的！

為行動而生，Evernote記事的命名方法

為了讓記事可以「點開來就開始做事」，我進行了蠻多次的調整，最近找到了一個還算不錯的命名方法，主要分為三部分：

【最小主題】【下一步行動】主要內容與成果

像是這篇文章，就會有這樣的命名：

主要成果：我會成就什麼？

「記事命名教學」就是這份文件最重要的內容、最後的成果。可以是主題，也可以是要做的事情。

簡單來說，就是完成這份記事後，我會得到什麼樣的具體成果，其實也代表這則記事的小目標。

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下一步行動：我該做什麼？

【思考有無瑕疵】則是為了完成這篇文章，下一步我要做的事情。

通常我會在記事中，先規劃一份待辦清單。這是很重要的一步，因為有了具體步驟，才有可能達到「看到記事，就可以開始行動」的原則。

所以，當我完成「方法蒐集」時，下一步要做的就是「思考有無瑕疵」，我就會立刻修改記事名稱。

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最小主題：我為什麼要做這個？

【行動資料庫】則代表最小主題。

什麼是最小主題呢？你可以把「記事命名教學」看成一個檔案名稱，那最小主題就是它所處的上一層資料夾名稱。

這裡用最小主題的原因是，通常我們會建立一層又一層的架構，像是這篇文章的初始歸類，就是：

「Blog>Medium>流程駭客>Evernote>行動資料庫>記事命名教學」

而命名的方法，可能就會有以下三種

．【Blog】【思考有無瑕疵】 記事命名教學(X)
．【流程駭客】【思考有無瑕疵】 記事命名教學(X)
．【行動資料庫】【思考有無瑕疵】 記事命名教學(O)

但因為要做的Blog事情實在太多了，所以用Blog當開頭，很難幫我分辨這篇文章的重要性。所以，如果要在1秒內決定要不要做這件事，不能是那麼大的範圍。

但使用最小主題【行動資料庫】，就可以更清楚地說明確切的小目標，而不是【Blog】這種3年的長期目標，如此就可以看到記事時就明白，這是我這個月一定要完成的小目標，這樣在排列優先順序的時候，就可以更快速。

這個命名其實比想像中還簡單，只要一直把命名往下切割、細分，直到名稱幾乎快跟主要內容一樣了，就再回到上一層的命名，就可以寫出「最小主題」了。

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用最小主題命名還有一個好處，就是未來想要改變分類時，就不太會動到這份記事的名稱。

例如，當我要把Medium的文章改到Blogger時，如果當初不用最小主題，有Medium的名稱就得全部改寫。

相反的，如果是使用最小主題，只有在改動最小主題時，名稱才要改變，而最小主題的底下的資料量應該會遠比大主題來得小，所以也不用花多少力氣去改。

動態調整，一個真正的行動記事本

這篇的主題「為行動而生，動態命名法則」最重要的就是動態調整：

我們的行動會隨著時空背景而改變，所以命名也必須要隨之變動。

舉個例子好了，我的文章時常會忽大忽小。因為有時寫了一點點才發現有更多觀點想說，於是就把原本的主題分成了三篇文章，於是就多了一個系列。

有時也會原本想寫一系列的文章，但後來發現比預想簡單很多，就把五篇文章全部合在同一篇。

當我決定改變原本預計做的事情時，主題內容、最小主題、下一步行動都會改變。所以照理來說，記事名稱也會隨之改變。

例如，當我改變文章標題，「主題內容」的命名部分就會改；當我已經蒐集完資料，我就看著待辦清單，把「下一步行動」的說明也跟著改變。

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你可能會想，這不就會浪費很多時間，一直去修改名稱嗎？為什麼不用一個簡單的命名，自己看得懂就好了？

但問題是，光是一天，我們可能就有10件事情要做，而一周、一個月就會有上百件事情，當事情有了變化，卻沒有一個明確的紀錄，其實很快就會不知道自己在做什麼、目標是什麼。

所以對於我來說，即便時常改變要做的事情，但其中有一點不會變：

我永遠都要知道，到底為什麼做、想成就什麼、達成什麼樣的願景。

因此，我寧可多花幾秒鐘，把記事的名稱改掉、重新定義新主題內容，讓我的行動不但快速，而且更有方向。

在我看來，為行動而生的命名方法，絕對不是單單為了行動，而是要為了最後期盼的願景而生，也只有這樣的行動，才能讓我們的行動更具價值！