定期更新
本指南提供了流程管理、更新步驟，幫助您定期檢視並改善企業流程，從而修正過時資訊、提升流程效率，確保企業流程長期、高效的運行。
為確保流程執行的例行化，勢必需要定期維護。本篇將介紹流程管理中的定期更新方法，幫助你做好公司的流程管理！
流程管理、定期更新的３重點
流程更新的目標，主要是修正不符合現況的流程，並增強流程對組織的價值（如效率、權責分明、透明度和穩定性等）。
當目的是提升組織價值，我們可用專案的方式處理，設定專案目標、界定變更範圍、並預期效率提升的數據或其他價值再做驗收，來做到以目標導向的方式，進行企業流程管理。
針對現況不符的修正，建議用定期檢測、流程更新兩種方式同步進行。這些檢測至少要能回答：
- 觸發頻率是否增加、執行流程的耗時是否增多？
- 產品、組織、內部流程的異動變動，是否增加了新的任務？
- 執行品質，是否依然達到流程設計時的標準？
這樣的檢查，將有助於發展流程管理的後續行動。
例如：流程觸發頻率提高，從原來一天只需處理10個案件，提升至100個時
- 原流程無法再高效運作，需要設計批量處理的新流程
- 人員配置不適用，需增加人手、重新編組、建立流水線
- 量變產生質變，錯誤率上升，需建立更多檢核機制
這些檢測後的洞察，就會被放到更新的專案目標中，來確保流程未來能持續高效的運作，達到更穩定、長期的流程管理。
流程管理更新３步驟
首先，要設定屬於自己公司的流程更新週期。
週期的長短根據組織規模、流程數量而定。對於小公司而言，我認為每季一次是一個合理的長度。
若要提升流程管理的細緻度，也可以為每份SOP單獨設定時間。例如，低頻率的項目設在6～12個月；高頻率的流程，則雙周～月的期間更新。
流程更新大致主要有三個步驟：
一、篩選待更新流程
首先列出所有需要更新的SOP，可依據執行頻率、預期檢核日期、SOP的影響力、被反饋有問題的頻率…等因素，來決定本次更新的範圍。
二、了解執行環境
第二步是從兩個角度檢視流程管理的狀態
- 與作業單位了解實際執行的落實程度、遇到的問題。也建議日常就將問題記錄在流程文件中的待更新區塊，就可以加速這段過程。
- 從管理角度，了解目前SOP的目標是否改變、公司策略上是否有新需求。
三、設定更新方向
更新方向可以是完全不變。例如，執行現況與SOP要求一致、短期內無需調整，只需整理紀錄並設定下一次檢核時間即可完成，不必更新流程。
如果打算要進行較複雜的更新，例如修正錯誤、加強執行一致性、提升效率，則是列出更新範疇、目標…等。
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完成這三步驟後，你將獲得一批「已更新的流程」和「待更新的流程」，接著就將後者的專案發起分派給指定人員，以專案模式展開後續工作即可。
值得注意的是，即使最終專案決議暫不更新流程，仍需記錄SOP檢驗日期、下次檢驗時間和相關討論，以便下次修正更新。
企業流程管理的全貌
至此，流程製作、流程管理系列文，終於完成了流程管理的基本閉環，確保小公司更有系統性地建立流程、持續經營，包含了：
- 製作流程：定義範圍、設計流程、協商共識
- 導入流程：人員實戰測試、資料與系統轉換
- 歸檔流程：整理資料、進行分類、公告儲存
- 例行性任務規劃：建立企業團隊、安排執行
- 例行性執行檢測：建立偵測系統、安排人員
- 例行性更新流程：了解執行狀況、發起專案
當然，實際落地過程中還有許多細節需克服，為了讓落地的速度更快一點，
可以參考流程駭客的數位產品：
