省時間，真的一樣嗎？

前陣子，我們部門在跨部門合作上遇到些麻煩。有成員反映，處理某些案子時，資訊常常不清楚、時間也拖延，甚至更新都跟不上進度。

於是我們開了幾場會議，然後發現…不同角色看到的問題其實相當不同。

👥 成員在意什麼？

一開始，成員們提到最想要的是：

• 其他部門能提供更清楚的資訊，才方便後續作業
• 確認每個資訊填寫的必要性，以避免不必要的作業時間
• 減少重複建單，因為處理相同資料是很大的時間浪費

主管更在意什麼？

主管關心的是：

• 希望能清楚盤點案件分類，以利補充人力與規劃排程
• 更在意流程的順暢度，讓需求與產出能夠平衡
• 各單位的重點 KPI 能夠順利達標、產生成果

那麼，老闆怎麼想？

老闆通常更在意的是：

• 案件的核心重點在於：「從接收到完成」這段期間是否能縮短並精實

「省時間」的定義，其實不同

每個人在過程中，都期待著「省時間」，但背後其實大不相同：

• 成員：在乎的是工作量的分配與任務處理效率，避免疲於奔命
• 主管：看重的是部門整體完成度、跨部門協作的流暢與平衡
• 老闆：最終關注的是結果：這件事能否更快完成？

小結：先對齊定義，再談優化

所以，當公司想要流程優化、想「省時間」時，真的有統一的答案嗎？

也許，在繪製流程圖、建立工作項目以前，真正該做的第一步是：

👉 把相關人員找來，聽聽大家的視角，對齊「省時間」的定義與目標。

這樣，才能讓後續的優化措施，真正對症下藥，產生實質效果。