流程抽驗：讓設計真正落地的關鍵

流程抽驗，是為了確保我們的設計不僅停留在紙面上，而是真正融入日常工作、產生預期成果的關鍵。那麼「如何有效地進行抽驗檢核呢？」讓我來分享一下具體的方法。

🔍 第一步：確定抽驗的方向

抽驗檢核的方向主要有兩種：

1️⃣ 以流程程序為主的抽驗

這種方式關注流程的執行過程，確保每個步驟都按照設計執行。目的在於發現流程中的偏差，及時進行糾正和優化，適用於強調 #程序正確性 的情況。

📌 實例：

• 選舉投票：強調投票程序的正當性，才能讓結果具有公信力。
• 個資處理：需要確保處理過程沒有漏洞，避免未來的風險。
• 出款審核：為防止資金錯誤或挪用，必須確保每個審核步驟都嚴格執行。

2️⃣ 以成果為主的抽驗

這種方式關注最終產出的結果，確保成果符合預期標準。目的在於評估流程帶來的實際效果，確保目標達成。

📌 實例：

• 資產管理：最重要是確保現場盤點的成果正確。
• 報表產出：只要資料準確、完整，製作流程就不是絕對。
• 產品測試：只要達到產品的良率要求，製作流程細節就不那麼關鍵。

選擇適合的抽驗方向，取決於流程的目標，也可以結合兩種方式，進行全面的檢核。

📝 第二步：進行前置準備

根據抽驗方向，我們需要完成兩項準備工作：

✅ 制定明確的檢核標準

• 程序抽驗
  • 建立流程清單，詳細列出每個步驟與操作規範。
  • 明確每個環節的責任人與職責。
• 成果抽驗
  • 設定目標指標（如品質、效率、準確率等）。
  • 制定評估成果的標準與方法。

✅ 設計抽驗計畫

• 確定抽驗範圍：需檢查的流程環節或成果項目。
• 設定抽驗頻率與數量：確保樣本具有代表性。
• 選擇抽樣方法：基本隨機性外，也可針對高風險項目加重比重。

🔎 第三步：進行抽驗檢核

根據所選方向，採取不同的方法：

🔄 程序抽驗方法

• 現場觀察：確認流程是否依規範執行。
• 流程追蹤：跟進任務的每個步驟是否落實。
• 員工訪談：了解實際操作與潛在問題。

📌 案例：
在資產管理中，檢查資產轉移是否依據流程填寫表單、獲得批准並記錄。

📊 成果抽驗方法

• 成果檢查：實際評估工作的品質與效果。
• 數據分析：分析關鍵指標，如資訊準確率。
• 客戶反饋：收集對成果的使用經驗與意見。

📌 案例：
定期檢查資產清單，核對實物與記錄是否一致，確保資訊準確無誤。

✨ 結語：抽驗讓流程設計更有生命力

有效的抽驗檢核，有助於我們：

• 更好地掌握流程「設計 → 執行 → 成果」之間的互動
• 發現流程中潛在的執行問題
• 強化組織的持續改善能力

讓流程不只是「寫得漂亮」，而是落實在日常、穩定運行、產生成果，才是真正的管理實力！