【工作整理術】整理你的2017，建立2018的「行動導向」資料庫！

打造專屬你的資料庫，然後開始行動！用過Evernote的朋友，一定曾思考過該如何使用「記事本」、「標籤」這兩種功能，為了讓我們更快進入工作狀態，你得好好進行Evernote資料整理！

Feb 11, 2018 — Kevin Wu

為什麼要寫這篇文章？

用過Evernote的朋友，一定曾思考該如何使用「記事本」與「標籤」；但即便我們常常試著分類資料，卻也常發現，來自各方的訊息，依舊會在某一天變得混亂，於是就得在混亂的狀態下工作。為了讓自己順利地執行2018年所設的目標，我決定好好整理第二大腦 — Evernote，找找看到底什麼樣的原因，「讓我即便有一堆想做的事情，卻仍然沒辦法開始」。以下則是在我整理過後，一個真正能夠展開行動的Evernote資料分類心得。

※如果是Evernote老手，可以直接讀：

為什麼要進行資料整理？

在開始做任何事之前，我們都應該要回到我們最初的目的，就是為什麼要做這些事。

可能是為了區分出哪些事情比較重要、為了快速找到某個文件，但無論如何，你一定是為了某個現在或未來的「行動」才在蒐集與整理。

「區分」重要任務，是為了找到最重要的事情來「進行」；
「區分」文件是哪個專案，是為了更快「交給」客戶資料；
「整理」網路上的好文章，是為了在想閱讀時，能快速「找到」它們。

但資料的整理，不外乎就是為了

找到資料，然後「交給別人」使用
找到資料，然後「開始執行」想做的事

而這次想跟大家介紹的，就是後者「找到資料，然後開始執行想做的事」，也可以說是：

「為了開始行動，而進行的資料整理」。

你真的瞭解「記事本」、「標籤」嗎？

了解「Why－為何整理」之後，我們還要知道「What－用什麼東西整理」，而Evernote裡頭，資料整理的２大工具就是：

「記事本」、「標籤」

而它們創造的目的、特性是什麼，就是這篇文章最主要說明的事，而開頭提到的「行動資料庫」，也是依據這樣的特性所延伸出來的。

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首先我們要知道，記事與記事本之間，都是單向的單一階層關係：

一個記事本裡可以有很多記事，但一則記事只能存在一個記事本中
一個記事本裡可以有很多記事本，但一個記事本只能放在另一個記事本中

它們的階層關係如下圖：

標籤比記事本的變化性更高，可說是雙向的多階層關係：

一個標籤裡可以找到很多記事，一則記事也可以有很多標籤
一個標籤裡可以找到很多標籤，但一個標籤只能放在某個標籤之中

我們可以很明顯發現到，標籤可以說是記事本的強化版，不但有多個階層關係，相同的記事，還可以有多個不同的標籤。

理論上來說，其實可以只使用一個記事本，就蒐集並整理所有資料，剩下的全部都用標籤來分類整理就好！（事實上也是如此）

那麼問題就來了：

為什麼我們還需要記事本呢？

在我看來，「記事本」有一個標籤無法取代的重要性，也就是「單一性」。

記事本的最大用途：「讓你專注」

所謂記事本的單一性，指的是：

「徹底展現一則記事，只存在於這個記事本之中」
因此，你可以把記事本看作為一種「工作的專注性」

例如，當我在讀文章時，我不會同時在唱歌；當我在家庭旅遊時，我不會同時在工作；當我在讀書時，我不會同時規劃一場活動。

也就是說，如果現在有一篇教人唱歌的文章，為了讓專注性發揮作用，當我想閱讀時，我會將它放到「閱讀」的記事本；當我想要唱歌時，又會把它放到「唱歌」的記事本之中。

記事本，可以讓我更專注地做我想做的事情。

非專注性的資料分類法

那如果是「以標籤來表達專注性」的話，會發生什麼事呢？

舉例來說，如果現在有一篇文章「Apple成功的3個祕訣」，被歸類在「好文章」記事本，而上面的標籤是「工作資料」、「寫作資料」。

這樣的記事本和標籤分類，會讓我們產生２個行動選擇－工作或寫作。

但所謂的專注，指的是只進行一項行動，而用標籤分類，卻讓我們看起來可以進行2個行動。很明顯的，我們因為標籤而分心了！這也是為什麼我認為記事本的單一性，反而有利於我們的行動。

因為，「專注」可以幫我們清除雜訊，讓我們知道當下應該做什麼事情，如此就能更輕鬆地展開下一步行動。

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所以，比較好的分類，會用記事本表示正在專注的事。例如把「Apple成功的3個祕訣」放到寫作中，來代表我打算開始寫作。

到這裡，大家應該漸漸有感覺了，一個行動導向的資料分類，應該是用「記事本」來告訴自己：

「我現在應該專注在什麼事情上」

「並因為看到裏頭的資料，開啟下一步行動」

標籤的用法：「告訴你這個東西是什麼」

前面提到，每則記事可以有多個標籤，如果把它轉換成情境，可以說：

「標籤」是這份記事的「描述」
用來描繪你對於它的期待。

怎麼說呢？

以剛剛的例子而言，你會認為「Apple成功的3個祕訣」是什麼？．是在網路上看到的文章？
．是明天報告的資料？
．是我寫作的素材？
．是讀書會將要討論的書本？

生活中的資訊就是這樣，一筆訊息就有這麼多種可能，如果我們有能力，大概會用萬言書來描述它。

但受限於時間，我們必須化繁為簡，然後用一個簡單的方式記憶它，所以才給它一個個「標籤」，好讓我們知道它是什麼，例如：

好文章、專案資料、閱讀書本、寫作資料、讀書會。

因此，每當我們看到標籤時，其實就在上演一個情境：

你在問：「這個東西是什麼？」
而標籤就在告訴你：「它可以是...」

記事本＋標籤＝我現在應該專注在這件事情上

現在，我們已經搞清楚了，一個行動資料庫的分類，應該要

用「記事本」，來到訴自己將會「專注」某個行動。
用「標籤」，來「描述」這些事情是什麼。

如此進行分類，每當你打開某個記事本，並且看到這些標籤，你就會開始做某件事情，這也達到了行動資料庫的概念。

這次，我們只提了記事本與標籤的核心概念，雖然理論懂了，但距離整理好資料還有一小段距離，因為記事本、標籤的命名有著很大的學問。

尤其你可能會問：

如果我想要在「工作時」、「寫作時」都找到「Apple成功的3個祕訣」怎麼辦？他們不會在我打開兩個記事本時都出現啊！

因此，下一回我們將提到「記事本」應該如何命名，才能幫助你真正的保持專注。還會舉一些不錯的命名方式，進行實戰演練，來幫助你建立屬於自己的「行動資料庫」。