【工作整理術】打造Evernote行動資料庫，４種「標籤分類」的實戰教學！

為什麼要寫這篇文章?

我最喜歡的夏洛克‧福爾摩斯的影集中，他常在推理的時候進入他的「記憶宮殿」，在裡頭，他可以甚至回憶起數年前，曾閱讀過的文件和看過的場景。這就讓我想到了手邊最常用的工具Evernote，雖然我們可能無法創造龐大的記憶宮殿，那何不試試看用Evernote創造屬於我的記憶庫呢？所以這次想要分享的是，可以快想起，並且用於行動的「Evernote標籤分類」資料庫。

思維地圖 Thinking map

我心目中的資料分類，就猶如福爾摩斯的記憶宮殿，差別是在可以運用簡單的習慣與邏輯，來記下大部分的事情。而在Evernote中，我喜歡將這種整理方法統稱為「思維地圖－Thinking Map」。

它不但能妥善分類任務，還能在幫助我在需要的時候，快速地找到它，也就如同福爾摩斯的記憶宮殿一般厲害。

思維地圖的概念等等會詳細介紹，但在此之前，你可能需要知道Evernote的標籤的一些基本用法。

Evernote標籤的基本用法

在Evernote中，我們最常尋找記事的方法應該是「搜尋」，如果已經知道自己要找什麼，那麼搜尋絕對是最快的選項，而且還能挖出意想不到的資料。

至於Evernote中的分類方式，主要是透過記事本與標籤。

之前也提到，記事本是幫助你「開始行動」的分類，可以讓人保持專注；
而標籤，則是一種描述，幫助你用最快的速度，找到需要的資料。

建立多階層的樹狀標籤

Evernote標籤的用法就如圖中所示，透過簡單的挪動，就能建立多層次、能收合的樹狀標籤。

另外，我們還可以將標籤分為「描述標籤」與「分類標籤」來幫助分類。

所謂的「描述標籤」，就是一般我們在使用Evernote筆記時，替每個筆記tag的標籤，主要用來描述這則記事的用途、可能分類等等。

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而「分類標籤」，則是用於「分類標籤的標籤」，也就是在架構標籤時，用一些特定的符號，來凸顯歸類用的標籤：

分類標籤，它不會用於真正的記事之中，而是純粹用於管理所有的標籤。它可以用來排列順序，或賦予符號特殊的意義，以便快速掌握各類資料。例如，我喜歡用「@」來說明這是已歸類完成的專案。

最後，我們還可以利用強大的搜尋功能，來找到所有相關的標籤。例如搜尋「@」來找到所有我已經歸類的專案

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以上就是標籤的一些用法，但這次想和大家聊的主要還是如何「更好地分類」，以及更多元標籤用法。

善用標籤，建立４種行動分類

１.思維地圖

思維地圖，是我覺得4種分類中最重要的分類方式，目前我把所有的筆記用標籤整理成五大類：工作、生活、成長、吸收資訊、思緒整理。

每當有一件事情出現在生活中，我都會把它丟到我的「收集箱記事本」，並利用這5個標籤來暫時區分。如果事情不緊急，就會等到固定整理時間，才嘗試將它們規劃成具體行動，或是放到「暫時不做」的記事本中。

這樣的歸類，有助於我掌控很多事情。

例如，近期最重視「思緒整理」、「成長任務」，我就會用分類標籤，將他們的排序放前面一點，並在規劃事情時，特別著重這兩項。

而這樣的分類，其實也代表我對生活的期待。

因為我一天所擁有的精力就這麼多，但想做的事永遠做不完，利用標籤，不但可以好好歸類，還可以把最重要的事情排列出來，讓我想要執行的時候，可以立刻找到它。

此外，因為所有蒐集而來的資料，我幾乎都能用這五大項目來分類。也就能在未來更快找到資料。

例如，當我想找「Doflowy」的部落格創作資料，因為我已經認知到寫作對我而言是成長的一塊，所以一定在成長的項目之中。就可以很輕易地用標籤的分類找到它。

樹狀標籤的額外好處

因為一則記事可以有很多標籤，當一則記事同時用在工作和成長任務時，我可以兩個標籤都下，這樣不論是在哪個分類，我都可以找到相同的資料。

隨著時間、思想的轉變，我相信這樣的分類也會調整，以後會有家庭任務、人際關係等分類。此時，我可以很簡單地把專案挪動到這些新分類中，並創建屬於它的分類標籤，並替舊有的資料再新增相關的描述標籤，如此，就可以快速重新整理資料了。

值得一提的是，我所建造的分類，都有一個原則：「我會在某個時間點，想做這一分ㄎ類的事情」。也就是說它並不單單只是資料的紀錄、歸檔，而是為了替未來的行動，進行更好的排序。

在我看來，思維地圖所建立的，就是把生活上獲取的一切資訊變成地圖。Evernote的記事就是建築物，利用標籤，我們可以將這些建築隨自己的喜好排列，排出一條順暢的道路，並讓自己用輕鬆方式，走在這條實踐之路上。

行動標籤

如果思維地圖，能將資料排得井然有序，那麼另外三種標籤，就是輔助記事本，幫助我進行下一步的行動判斷的標籤了！

２.行動指南

思維地圖，雖然能幫助我整理生活的訊息，但地圖上最重要的還是方向。「行動指南」標籤，就是我人生的指南針，可以讓行動更踏實、更有目標。

任務層級：

我利用任務層級的分類，幫助自己理解長期的目標、中期要做到的事，並輔助我快速篩選出在一天內可以被完成的待辦清單。

為了讓這件事情更凸顯，每次我在進行專案的規劃時，都一定會寫下長期的目標，並且在規劃每天的待辦清單時，都依據長期目標來排列。它能幫助我更好地聚焦，讓不符合長期目標的事情漸漸從清單中減少。

重要性：

當任務太多時，我會再加入一些輔助判斷的標籤，哪些應該優先處理、那些則可以暫時不處理，但這比較適合一天的代辦事項超過10件以上的人，它的價值才會凸顯，我個人是比較少使用這類標籤。

時間與難度：

我認為這對行動資料庫而言十分重要，因為一個任務會不會被完成，還是看有沒有時間，再怎麼強迫自己，如果真的時間不夠，也不可能完成。

因此，我在規劃任務時，會利用這個標籤評估需要花費的時間，並在安排每月任務時，把時間因素一併納入。也因為有這樣的標籤，我在每次規劃時，都能發現時間不足的問題，並開始刪減相對不重要的項目，間接地讓完成率更高，並且做那些真的重要、值得花時間做的事。

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３.筆記功能

我覺得Evernote之所以好用，還有一個關鍵是在於它的「重複利用性」。除了用思維地圖找到相關資料外，建立SOP、Check list、範本等等的方式，也都很實用。

例如我會建立寫作SOP、工作SOP、投資股票的SOP，甚至踏青旅遊通常也會有固定要準備的流程。經常使用這些SOP，就可以節省許多重新規畫思考的時間，不但不會漏掉，還可以每次使用後，再回頭強化這些SOP。

範本，則是類似企劃、會議紀錄所用的常用格式，而諸如旅遊應帶物品清單、寫作架構等，也都可以儲存成範本，同樣能大大節省重新規劃的時間。

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４.成果表達

目前雖然比較少用這類標籤，但我喜歡用它來回顧一些好習慣。

像是重讀自己寫的部落格、日記，透過這類標籤，就可以快速找到值得重新構思或是反省的事情；而名片可以找一些很久不見的老朋友敘舊，也可以紀錄上次與客戶談話的內容，對於記性不好的人也十分有幫助。

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