行事曆 vs 待辦清單，你用對了嗎？

有一陣子，我嘗試把所有任務都排進行事曆，甚至連吃飯、睡覺的時間都要規劃和紀錄。

結果呢？我反而更累了！

開始對時間管理感到非常焦慮，因為每天都會有無法如期達成的狀況，行事曆一旦出現任何突發狀況，整天的節奏就像骨牌一樣崩潰。

這讓我開始思考——

到底什麼時候該用行事曆來安排時間？什麼時候其實只需要一張簡單的待辦清單就夠了？

我理解到的關鍵是：「時間感」

並不是所有任務都需要被精準安排。

真正的時間管理，不只是「把事情排進時間格子裡」，而是更高效地利用時間，包含做正確的事、讓每一段時間都能有高效的利用，當然這些利用也包含能讓身心感到滿足、適當的休息。

所以，我開始區分兩種常見的情境來使用不同的工具，也讓我找回了執行力和彈性。

📆 什麼時候該用「行事曆」？

我會用行事曆處理那些時間感強烈、需要專注投入的任務。像是：

• 有明確截止日的報告或簡報
• 需要和他人協作、開會的事項
• 大型的創作或專案規劃
• 想要培養的固定習慣（例如每天寫作、運動）

這些任務的共通點是：它們不是「做不做都可以」，而是「什麼時候做」很重要。

在上班時段最常見，我會用 Google Calendar 和專案軟體工具，排出一個大致的日、週、月大架構。

讓我能在正確的時間做重要的事，同時確保自己的時間負荷在掌控內，避免自己過度承諾卻力不從心。

✅ 什麼時候用「待辦清單」就好？

相對地，有些任務其實沒有時間壓力，也不需要太嚴格的安排。像是：

• 家事雜務（洗衣、整理房間、採買）
• 靈感筆記（想寫的主題、想看的書）
• 自我照顧（看牙醫、預約按摩、剪頭髮）
• 有空再做的小目標（優化個人網站、整理照片）

這些事情只要「有做」就好，不一定非得今天幾點做、或是週一還是週日做，可能只要在一個更大的時間框架內完成即可。

因此，我會在每周~每月規劃時，把這類任務放在經過設計的 Notion 看板內，先用專案和目標的形式，初步規劃它應該在哪幾週發生，先把任務丟到接近的時間區段，至於說哪一天、什麼時候要做，則完全看當下心情最想做什麼就好。

除了生活上，工作上我也會有類似的彈性空間，這樣的安排能讓我保有心理彈性，特別在比較疲憊或生活多變的日子裡，清單反而是一種溫和的提醒，而不是壓力來源。

🧘‍♀️ 選對工具，其實是選擇你想過的生活方式

回頭看那段把所有事都塞進行事曆的日子，其實是我對「掌控感」的一種焦慮表現。後來我學會放手，接受不是每件事都能被預測，也不是每個空格都必須填滿，長期而言反而讓我完成更多事情，甚至也更容易優先做最重要的事。

有時候，最好的時間管理不是把每一分鐘都安排妥當，而是知道什麼該抓緊、什麼可以放下。行事曆與清單，都是工具。選擇用哪一個，不只是依照任務屬性，更是在選擇：

我想用怎樣的步調，過今天這一天。

如果你也因為有限、緊迫的時間而困擾，不妨改變你的工作清單的呈現方式，有些任務讓他時間性更明確，有些則放棄明確的日期，也許更能抓住工作與生活的節奏！