# 【流程管理指南】流程更新３步驟，讓企業流程與時俱進！

- 原文：https://processhacker.pro/blog/sop-regular-updates/
- 作者：Kevin Wu（https://processhacker.pro/author/kevin/）
- 網站：流程駭客｜數位×管理×流程
- 發布：2024-08-24
- 更新：2026-07-12
- 系列：SOP 前導說明（https://processhacker.pro/docs/sop/）
- 標籤：SOP教學手冊、流程管理

> 本指南提供了流程管理、更新步驟，幫助您定期檢視並改善企業流程，從而修正過時資訊、提升流程效率，確保企業流程長期、高效的運行。

為確保流程執行的例行化，勢必需要定期維護。本篇將介紹流程管理中的定期更新方法，幫助你做好公司的流程管理！

## 流程管理、定期更新的３重點

流程更新的目標，主要是**修正不符合現況的流程，並增強流程對組織的價值**（如效率、權責分明、透明度和穩定性等）。

當目的是提升組織價值，我們可用專案的方式處理，設定專案目標、界定變更範圍、並預期效率提升的數據或其他價值再做驗收，來做到以目標導向的方式，進行企業流程管理。

針對現況不符的修正，建議用定期檢測、流程更新兩種方式同步進行。這些檢測至少要能回答：

1. **觸發頻率是否增加、執行流程的耗時是否增多？**
2. **產品、組織、內部流程的異動變動，是否增加了新的任務？**
3. **執行品質，是否依然達到流程設計時的標準？**

這樣的檢查，將有助於發展流程管理的後續行動。

例如：流程觸發頻率提高，從原來一天只需處理10個案件，提升至100個時

1. 原流程無法再高效運作，需要設計批量處理的新流程
2. 人員配置不適用，需增加人手、重新編組、建立流水線
3. 量變產生質變，錯誤率上升，需建立更多檢核機制

這些檢測後的洞察，就會被放到更新的專案目標中，來確保流程未來能持續高效的運作，達到更穩定、長期的流程管理。

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## 流程管理更新３步驟

首先，要設定屬於自己公司的流程更新週期。

週期的長短根據組織規模、流程數量而定。對於小公司而言，我認為每季一次是一個合理的長度。

若要提升流程管理的細緻度，也可以為每份SOP單獨設定時間。例如，低頻率的項目設在6～12個月；高頻率的流程，則雙周～月的期間更新。

流程更新大致主要有三個步驟：

### **一、篩選待更新流程**

首先列出所有需要更新的SOP，可依據執行頻率、預期檢核日期、SOP的影響力、被反饋有問題的頻率…等因素，來決定本次更新的範圍。

![](https://processhacker.pro/content/images/2025/04/1-7hnvpo8jlcefoo1ug52csg.png)

### **二、了解執行環境**

第二步是從兩個角度檢視流程管理的狀態

1. **與作業單位了解實際執行的落實程度、遇到的問題。**也建議日常就將問題記錄在流程文件中的待更新區塊，就可以加速這段過程。
2. **從管理角度，了解目前SOP的目標是否改變、公司策略上是否有新需求。**

![](https://processhacker.pro/content/images/2025/04/1-szjmktc-vosk9_mcl4bwwa.png)

### **三、設定更新方向**

更新方向可以是完全不變。例如，執行現況與SOP要求一致、短期內無需調整，只需整理紀錄並設定下一次檢核時間即可完成，不必更新流程。

如果打算要進行較複雜的更新，例如修正錯誤、加強執行一致性、提升效率，則是列出更新範疇、目標…等。

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完成這三步驟後，你將獲得一批「已更新的流程」和「待更新的流程」，接著就將後者的專案發起分派給指定人員，以專案模式展開後續工作即可。

值得注意的是，即使最終專案決議暫不更新流程，仍需記錄SOP檢驗日期、下次檢驗時間和相關討論，以便下次修正更新。

![](https://processhacker.pro/content/images/2025/04/1-hvashqocyw95esj7nncoaw.png)

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## 企業流程管理的全貌

至此，流程製作、流程管理系列文，終於完成了流程管理的基本閉環，確保小公司更有系統性地建立流程、持續經營，包含了：

- **製作流程**：定義範圍、設計流程、協商共識
- **導入流程**：人員實戰測試、資料與系統轉換
- **歸檔流程**：整理資料、進行分類、公告儲存
- **例行性任務規劃**：建立企業團隊、安排執行
- **例行性執行檢測**：建立偵測系統、安排人員
- **例行性更新流程**：了解執行狀況、發起專案

![](https://processhacker.pro/content/images/2025/04/1-vepb4rfdxabmuuq8t0aulg.png)

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當然，實際落地過程中還有許多細節需克服，為了讓落地的速度更快一點，

可以參考流程駭客的數位產品：

![](https://processhacker.pro/content/images/2025/05/soptool-2.png)

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